Jaakkoo-Taara ja Lean Habit Oy aloittivat tänä syksynä yhteisen kehityshankkeen, joka tähtää tuotannon kehittämiseen ja työkulttuurin parantamiseen. Projektin pituus on vähintään kuusi kuukautta.
Lean Habitin perustaja ja toimitusjohtaja Timo Haapsaari kertoo yrityksen toimintatavan olevan hyvin asiakaskeskeinen ja ihmislähtöinen tapa kehittää asioita. Lean Habit on auttanut useita yrityksiä vaativissa kehityshankkeissa, ja nyt yhteistyö on alkanut myös Jaakkoo-Taaran kanssa.
– Yhteistyömme alkoi, kun yhdeksi Jaakkoo-Taaran tavoitteeksi oli asetettu toiminnan kehittäminen Lean ajattelun pohjalta. Lean Habit auttaa kehittämisessä, jotta tuottavuus ja työhyvinvointi kasvaa ja työn laatu paranee, Haapsaari sanoo.
Tehokkuutta hyvinvointia tukien, ei sen kustannuksella
Vaikka Lean Habitin tarkoitus on auttaa kasvattamaan yrityksen tuottavuutta, ei sitä tehdä työntekijöiden hyvinvoinnin kustannuksella. Tarkoitus on löytää keinoja, miten asioita tehdään helpommin, jonka myötä tuottavuus kasvaa. Haapsaari kertoo, ettei Lean Habit voi ulkopuolisena sanella suuntaviivoja yrityksille, vaan kehityskohtiin tartutaan yhdessä.
– Haluamme kuulla työntekijöitä ja olemme koonneet ydinryhmän, jossa on mukana kaikista yrityksen toiminnoista edustajia: työnjohtoa, laadunvalvontaa, myyntitiimiä näin esimerkiksi. Käymme noin kerran viikossa Jaakkoo-Taaran tiloissa tarkkailemassa työnteon tapoja ja etsimässä haasteita ja niihin ratkaisuja. Toisinaan katsomme haasteita paperilla ylätasolta ja sen jälkeen konkreettisesti toteutamme muutoksia, ja toisinaan vietämme koko päivän tuotannon puolella tehtaassa, Haapsaari kertoo.
Haapsaari kertoo monesti käytännön tasojen ongelmien johtuvan siitä, että jotkut asiat on tehty tietyllä tapaa jo niin kauan, ettei tapaa ole osattu kyseenalaistaa tai muuttaa. Hän kertoo konkreettisen esimerkin Jaakkoo-Taaran lähettämöstä.
– Lähettämössä tulostetaan noin 500 sivua päivässä lähetyslistoja. Yhteen tilaukseen käytetään kolme paperia. Jokainen paperi pitää yksitellen siirtää lokerosta toiseen ja kuljettaa eri puolille taloa, muun muassa myyntiin, laskutukseen ja arkistoon eri vaiheissa. Lisäksi tulostettu paperi skannataan jälleen sähköpostin liitteeksi osalle asiakkaista, Haapsaari kertoo.
Todellisuudessa jokaiseen paikkaan ei tarvittaisi erillistä tulostettua paperia.
– Kävimme läpi järjestelmää ja yritämme saada pudotettua kolmen paperin määrän yhteen paperiin ja samalla pienentää turhaa arkistointitarvetta. Lisäksi tieto voidaan tarjota sähköisesti suoraan asiakkaille. Tämä vähentäisi merkittävästi tulostamisen ja siirtelyn määrää ja vapauttaisi työntekijöiden aikaa ja energiaa sekä säästäisi vuodessa noin 250 riisiä paperia, Haapsaari kertoo.
Haasteita voidaan lähteä ratkomaan eri tavoin, ja Lean Habitin tapa on sujuvoittaa työn tekemistä haastamalla henkilöstöä etsimään ongelmien oikeat juurisyyt ja poistamaan ne oireiden korjaamisen sijaan.
– Voisimme esimerkiksi ehdottaa nopeamman tulostimen ostamista ja keksiä hyviä tapoja arkistoida. Tai voimme haastaa koko toimintamallin ja miettiä syytä tulostamiselle ja poistaa tulostamisen syyn kokonaan, jos niin on mahdollista tehdä, Haapsaari pohtii.
Projekti vie aikaa, mutta luo kestävän pohjan parempaan työntekoon
Lean Habitin tavoitteet ovatkin parantaa virtausta eli löytää keinoja, miten tuotteet ja raaka-
aineet saadaan sujuvasti virtaamaan tuotannon läpi ilman keskeytyksiä, sekä kehittää päivittäisen, jatkuvan parantamisen kulttuuria yrityksessä. Projekti on pitkäkestoinen ja vaatii panostusta, johon Jaakkoo-Taara on sitoutunut.
– Kulttuurimuutokset kestävät pitkään, ja meistä onkin ehdottoman positiivista, että Jaakkoo-Taara on varannut projektillemme riittävästi kalenteriaikaa. Saamme rauhassa keskittyä siihen, mitä meidän oikeasti kannattaa tehdä. Ulkopuolinen ei voi kuitenkaan kertoa, mitä pitää tehdä, vaan Lean Habitilla pyritään siihen, että ihmiset oppivat itse kehittämään omaa työtään ja karsimaan ylimääräistä tekemistä, Haapsaari kertoo.